Da Fremje hadde behov for bedre samhandling internt ved bruk av SharePoint, var veien til samarbeid med Imara kort. Som stolte medlemmer av Strømsgodsets sponsorgruppe, har begge parter et hjerte som banker for det lokale, og det var også der samarbeidet oppstod den dagen Fremje ønsket å effektivisere driften og prosessene sine med de systemene de allerede hadde.
Du vet ikke om mulighetene som ligger der når du ikke jobber med det, sier Ellen Kristine Ellertsen i Fremje. Nå ser de etter stadig nye prosesser som kan automatiseres fordi de ser verdien av det de allerede har satt opp.
- Den første workshopen vi hadde med Imara var virkelig en eye-opener. Da vi så alle mulighetene som lå i SharePoint for å effektivisere og automatisere det vi i dag gjør manuelt, blir det nå litt til at vi leter etter nye oppgaver vi kan sette en automasjon på, forteller Ellertsen. Fremje jobber med rådgivning spesialisert innen VVS, energi og slokkeanlegg, og har siden oppstart i februar 2023 vokst raskt.
Imara visste hva de snakket om
- Vi er veldig bevisste på å velge lokale tilbydere der vi kan, sier Ellertsen. Ikke bare vet vi viktigheten av det som liten oppstartsbedrift selv, men det er også mer praktisk i et prosjekt. Imara virket flinke og de visste hva de snakket om, så det var lett å velge dem.
Som så mange andre kjente de godt til SharePoint fra tidligere arbeidsplasser, men lite til mulighetene som lå der for effektivisering.
Fra manuelt arbeid til å kun trykke på en knapp
Etter oppstart høsten 2023 har de så langt jobbet med effektivisering og sikkerhet i bruken av Microsoft 365, samt tilpasset maler for opprettelse av SharePoint-områder med automatisk mappestruktur og tilgangskontroll. Mappestrukturen som nå er satt opp sørger nå for at all informasjonen de har behov for er satt opp likt for alle prosjekter.
Fremje er opptatt av kontinuerlig verdistrømsanalyse av prosesser, og deres ønske og mål er at all tiden de legger ned i et prosjekt, skal komme kunde og sluttbruker til gode. Ved å bruke SharePoint-lister kan de jobbe målrettet med sine salgsprosesser. Imara oppretter automatiserte arbeidsflyter i Power Automate som sørger for at ting skjer i bakgrunnen basert på informasjon og statuser på salgsprospekter. Power Automate-flytene oppretter nye SharePoint-områder med ønsket informasjon fra salgsprosessen og varsler interessenter om dette.
- Nå trykker vi bare på en knapp så skjer alt av seg selv, fortsetter Ellertsen.
Neste steg er å innføre en integrasjon mellom SharePoint og Autodesk BIM 360 for å overføre informasjon og dokumentasjon mellom disse to systemene. Også dette blir gjort med Power Automate.
- Imara har vært flinke til å veilede oss under hele prosessen. De har hatt fokus på å gjenbruke verktøy vi har allerede har, slik at løsningene blir rimelige for oss ved å maksimere bruken av verktøyene vi allerede betaler for. Imara har også gitt oss masse kompetanseoverføring underveis. Dette gjør oss tryggere på løsningene vi har, sier Ellertsen.
Hjelper oss å levere på løftet til kundene våre
- Oppgavene som nå gjøres automatisk er ikke nødvendigvis kompliserte eller tar mye tid. Det tar kanskje noen få minutter det jeg sparer inn, men de minuttene er flaskehalser som påvirker både prosjekter - og igjen kunder. Disse flaskehalsene er man ofte klar over selv, men man vet ikke nødvendigvis om at de kan automatiseres. Dersom et prosjekt ikke blir opprettet som følge av at en person med tilgang sitter i møte, så får det konsekvenser videre i prosjektet. Dét løser vi nå med automasjon. Nå trenger ikke de ansatte å vente på at en leder oppretter et prosjekt, og de får fulgt opp kundene våre raskere. Dessuten øker vi kvaliteten i arbeidet vårt ved at alle jobber likt etter pre-definerte maler. Vi sier at vi skal være påskrudde og tilgjengelige ovenfor våre kunder, da må vi også levere på det løftet, sier Ellertsen.
Du føler deg som en prioritet hos Imara
- Som liten bedrift kan man ofte få opplevelsen av at man ikke er stor nok eller viktig nok til å få høy prioritet av leverandører. Den følelsen sitter du aldri med hos Imara. Jeg opplever de som veldig “på”. De er nedpå, folkelige og veldig tilgjengelige. Det gjør det lett å samarbeide med de. Du føler deg alltid viktig som kunde, og du føler deg som en prioritet.
Nå jobber vi oss gjennom listen og ser etter nye prosesser å automatisere, fordi vi ser hvor mye det gir igjen og mulighetene som ligger der. Det er alle de “uviktige tingene” som kanskje ikke gir deg så mye å gjøre i hverdagen, men som allikevel må gjøres, som nå gjøres automatisk. Nå sitter de automatiserte arbeidsflytene bak og gjør den jobben kontinuerlig for oss, så vi kan bruke tiden på andre ting, avslutter Ellertsen.
Leave a Comment