Når kommuner i Nordhordland skulle migrere data i forbindelse med skifte av fagsystem innenfor pleie og omsorg, tok de i bruk Robotisk Prosess Automasjon (RPA) for å slippe manuell ekstraksjon og påfølgende inntasting i nytt system. Ved å bruke en automatisert prosess levert av Imara sparte de betydelige arbeidsmengder, samtidig som de ivaretok datakvaliteten.
Fra CosDoc til Visma Profil ved bruk av RPA
IKT Nordhordland (IKTNH) er et interkommunalt selskap som har ansvar for utvikling og drift av den grunnleggende IKT-strukturen i elleve kommuner i Vestland fylke. De har i dag egne roboter som kjører prosesser i deres miljø, og kjenner til mulighetene som finnes i bruk av dette. På bakgrunn av en rammeavtale inngått med Imara om konsulenttjenester innen RPA, kunne vi sammen undersøke muligheten for å benytte RPA for migrering av data.
I IKT Nordhordland var det fem kommuner som brukte Dips Cosdoc for pasientadministrasjon, støtte til helsefaglig arbeid og dokumentasjon. I januar 2023 skulle dette skiftes ut med Visma Profil. Når data skulle flyttes over sto valget mellom at helsepersonell flyttet data manuelt og benytte seg av en robot til hele eller deler av oppgaven.
Ved skifte av fagsystem var det viktig for oss at arbeidsmengden for helsepersonell ikke ble større enn nødvendig, vi fant en god løsning på dette ved å bruke RPA og reduserte arbeidsmengden betydelig. Oppgaven hadde en del kompleksitet og variasjoner som krever god planlegging og avvikshåndtering, Imara forsto og tilrettela for dette.
Lars Tveit, IKT Nordhordland
Reduser arbeidsmengde ved bytte av fagsystem
Gjennom en behovsanalyse og vurdering av prosessen ble det valgt å bruke RPA til å gjøre deler av migreringen i de fem kommunene. I prosjektet ble det satt mål om å migrere tjenestebrukere over i nytt system med høy effektivitet og suksessrate, ha detaljert loggføring for oversikt over fullførte ordre, samt logge de avvikene som kom. Gjennom dette skulle man sikre forsvarlig behandling av sensitiv data gjennom hele prosessen og sikre høy datakvalitet.
For IKTNH var det viktig å begrense arbeidsmengden på helsepersonell, både ved å redusere antall manuelle håndteringer og ved at roboten tilrettela for helsepersonell de data som måtte håndteres manuelt. Datakvaliteten i systemet var varierende, og det var ikke nødvendigvis et 1:1 forhold på den dataen som skulle flyttes mellom eksisterende og nytt system. Totalt ble anslagsvis 40-50% av dataen flyttet ved bruk av RPA.
Et samarbeid å bygge videre på
Bruk av RPA for denne type oppgaver kan være verdt å vurdere. I dette tilfellet var det ikke noen løsninger for migrering av data fra verken tidligere eller ny leverandør, noe som gav muligheten til å undersøke andre løsninger.
Gjennom samarbeid på denne prosessen fikk IKTNH og Imara sitt første vellykkede prosjekt og en god erfaring for de mulighetene som ligger foran oss.
Leave a Comment